Para preencher corretamente a declaração do Imposto de Renda, o contribuinte precisa reunir uma série de documentos que comprovem rendimentos, despesas que podem ser deduzidas e também o patrimônio acumulado. Esses dados são essenciais tanto para quem opta por preencher o formulário manualmente quanto para aqueles que utilizam a versão pré-preenchida disponibilizada pela Receita Federal.
Grande parte dessas informações é fornecida pelas instituições com as quais o contribuinte manteve vínculo financeiro ao longo do ano. Empresas encaminham o informe de rendimentos com os valores pagos em salários, enquanto bancos e corretoras disponibilizam documentos com dados sobre aplicações financeiras e investimentos. Instituições de ensino, planos de saúde e profissionais da área médica também emitem comprovantes que podem ser usados para reduzir o valor do imposto.
O especialista em Imposto de Renda da King Contabilidade, Marcos Hangui, orienta que o primeiro passo antes de iniciar a declaração é separar toda a documentação necessária. Segundo ele, essa organização evita interrupções durante o preenchimento e reduz o risco de esquecer informações relevantes, o que pode gerar inconsistências e levar o contribuinte à chamada malha fina.
Entre os documentos considerados fundamentais estão os informes de rendimentos fornecidos por empregadores, bancos e corretoras; comprovantes de despesas médicas, como consultas, exames e pagamentos de planos de saúde; recibos de educação, incluindo mensalidades escolares ou universitárias; documentos de previdência privada, especialmente do tipo PGBL; registros de bens, como imóveis e veículos; além de comprovantes de rendimentos adicionais, como aluguéis ou serviços prestados como autônomo.
Especialistas sugerem seguir algumas etapas para facilitar a organização. O primeiro passo é reunir os documentos pessoais do contribuinte e de seus dependentes, como CPF e dados de identificação. Em seguida, é importante separar os informes de rendimentos, que formam a base da declaração. Depois, devem ser organizadas as despesas dedutíveis, como gastos médicos e educacionais, além de documentos relacionados a investimentos e aplicações financeiras.
Também é necessário reunir documentos que comprovem bens e direitos, como escrituras de imóveis, registros de veículos e extratos de investimentos. Pagamentos ou recebimentos envolvendo terceiros, como pensão alimentícia ou rendimentos de aluguel, também precisam ser devidamente registrados.
O informe de rendimentos fornecido pelo empregador é um dos documentos mais relevantes, pois reúne dados que também são enviados diretamente à Receita Federal. Nele constam informações como identificação da empresa pagadora, total de salários recebidos ao longo do ano, imposto retido na fonte, contribuições ao INSS e eventuais valores extras, como participação nos lucros.
De acordo com Hangui, os valores devem ser informados exatamente como aparecem nos documentos oficiais. Caso haja divergência entre o que foi declarado pelo contribuinte e os dados enviados pela fonte pagadora à Receita, a declaração pode cair em análise na malha fina.
Os informes de rendimentos são obrigatoriamente fornecidos pelas fontes pagadoras. Trabalhadores com carteira assinada recebem o documento por meio do setor de recursos humanos da empresa ou por portais internos, geralmente até o final de fevereiro. Aposentados e pensionistas recebem o informe do órgão responsável pelo pagamento do benefício. No caso do INSS, o documento pode ser consultado pelo site ou aplicativo Meu INSS.
Quem teve mais de uma fonte de renda ao longo do ano deve organizar cada tipo de rendimento separadamente. Isso inclui situações em que o contribuinte recebe salário e também possui ganhos com trabalho autônomo, aluguel de imóveis ou investimentos financeiros. Segundo Hangui, separar essas informações por origem facilita o preenchimento da declaração e reduz o risco de omissões.
Para profissionais autônomos ou freelancers, guardar comprovantes de pagamentos recebidos durante o ano é essencial. A sócia-diretora da Attend Contabilidade, Dilma Rodrigues, explica que esses registros incluem recibos de pagamento a autônomos e notas fiscais emitidas pela prestação de serviços. Quando o trabalho é realizado para empresas, essas também podem emitir informes de rendimentos.
A declaração pré-preenchida pode ajudar no processo, pois reúne dados enviados por diversas instituições, como empresas, bancos e hospitais. Entre as informações que costumam aparecer automaticamente estão rendimentos de trabalho, aplicações financeiras, algumas despesas médicas e dados da declaração do ano anterior. Mesmo assim, especialistas recomendam revisar todas as informações antes de enviar o documento.
No caso das despesas médicas, desde janeiro de 2025 profissionais de saúde que atuam como pessoa física passaram a emitir recibos exclusivamente por meio do sistema eletrônico Receita Saúde. Esse sistema gera um recibo digital vinculado ao CPF do paciente e ao CPF do profissional, que é registrado diretamente na base de dados da Receita Federal.
Esses comprovantes geralmente aparecem automaticamente na declaração pré-preenchida como despesas dedutíveis. Para serem aceitos, devem conter informações como nome e CPF ou CNPJ do profissional, nome do paciente, data do atendimento, valor pago e descrição do serviço realizado.
Já em relação às despesas com educação, escolas e universidades normalmente disponibilizam um informe anual com o total pago pelo estudante ao longo do ano. Esse documento pode ser acessado no portal do aluno ou solicitado diretamente à instituição. São consideradas dedutíveis despesas com educação infantil, ensino fundamental, médio, graduação e pós-graduação. Por outro lado, gastos com uniformes, materiais escolares, alimentação ou atividades extracurriculares não entram no cálculo de dedução.
Investidores também precisam reunir informes de rendimentos emitidos por bancos, corretoras ou plataformas de investimento. Esses documentos apresentam dados como saldo das aplicações em 31 de dezembro, rendimentos recebidos ao longo do ano e eventuais impostos retidos. Normalmente essas informações ficam disponíveis em aplicativos ou sistemas de internet banking.
Entre os erros mais comuns cometidos pelos contribuintes estão deixar a organização para a última hora, esquecer informes de rendimentos de instituições financeiras, declarar despesas médicas sem comprovantes, omitir ganhos obtidos com trabalhos extras e inserir valores diferentes dos registrados nos documentos oficiais.
Especialistas afirmam que a melhor maneira de evitar problemas com a Receita é manter os comprovantes organizados ao longo de todo o ano. Muitos contribuintes optam por criar uma pasta física ou digital para guardar documentos e recibos, prática que facilita o preenchimento da declaração e diminui o risco de erros.